Ausgabe 152
Altenhilfe | Aus der Praxis für die Praxis
Erfahrungsbericht zum Umstieg aufdigitalen Rechnungseingang
Im Laufe dieses Jahres haben wir gemeinsam mit unseren Kunden und auch für uns selbst die Umstellung aufden digitalen Rechnungseingang vollzogen.
Hierzu hatten wir uns im Vorfeld Präsentationen von diversen Anbietern angesehen, die zum Teil erhebliche Unterschiede in der Programmphilosophie, Anwenderfreundlichkeit und Übersichtlichkeit aufwiesen. Letztlich haben wir uns für ein Programm entschieden, in dem zum einen der gesamte Scanprozess der Eingangsrechnungen an den Hersteller des Programms ausgelagert wird, zum anderen komplett webbasierend läuft und später noch ein vorgelagertes zentrales Einkaufsystem genutzt werden kann.
Für die Umstellung aufden externen Scanprozess mussten die Verwaltungsmitarbeitenden der Kunden und unsere Office-Mitarbeitenden einmalig alle Lieferanten benachrichtigen, dass der Rechnungsversand zukünftig an eine zentrale Stelle des Programmherstellers zu erfolgen hat. Lieferanten, die ihre Rechnungen bereits per E‑Mail versenden, wurden ebenfalls darüber informiert, an welche zentrale E‑Mail-Adresse des Programmherstellers ihre Rechnung in Zukunft gesendet werden soll.
Nachzügler oder Lieferanten, welche die Adressänderung noch nicht umgesetzt hatten, wurden im Nachgang noch mal kontaktiert, sodass unsere Kunden und wir selbst sehr rasch direkt keine Eingangsrechnungen mehr erhielten. Die daraus resultierende administrative Arbeitsersparnis von:
- Brief öffnen,
- mit Eingangsstempel versehen,
- ins Rechnungseingangsbuch eintragen,
- Kontierungsstempel aufbringen,
- an den Rechnungsprüfer weiter leiten,
- den zeitnahen Rücklaufder Rechnung überwachen und ggfs. anmahnen, um keine Skontofristen zu versäumen,
- die Rechnung an die Buchhaltung zur Buchung und Zahlungsvorbereitung weiter leiten
war innerhalb der Verwaltung und unseres Offices bereits nach 2 Wochen der Umstellung extrem hoch. Nach gut 6 Wochen gab es nahezu keine Eingangsrechnungen mehr, die sowohl den Kunden als auch uns aufdem Postweg oder per E‑Mail erreichten.
Ein Manntag inkl. Schulungszeit wurde einmalig benötigt, um für den Kunden und uns ein fundiertes Rechte- und Rollenkonzept festzulegen.
Folgende Feststellungen haben wir im Laufe des Jahres treffen können und diese entsprechend positiv (+), neutral (+/-) bzw. negativ (-) bewertet:
| + | Eine unterjährige Umstellung ist problemlos machbar. |
| + | Die Verwaltung / Office wird bei der Scanlösung außer Haus vom ersten Tag an deutlich spürbar entlastet; die daraus frei werdenden Ressourcen können anderweitig eingesetzt werden. |
| + | Einsparung von Anschaffungs- und Wartungskosten für eigene leistungsfähige Scanner bei der Scanlösung außer Haus. |
| + | Einsparung der Vorhaltung und Organisation von Personal inkl. Vertretung und den damit verbundenen Kosten bei der Scanlösung außer Haus. |
| + | Die Prüfer und Freigeber von Eingangsrechnungen können durch die webbasierte Anwendung zeitlich und örtlich völlig flexibel „ihre“ Eingangsrechnungen prüfen und freigeben. |
| + | Der Schulungsaufwand für Prüfer und Freigeber war mit 2 Stunden überschaubar gering. |
| +/- | Zentral muss es in der Verwaltung / Office nach wie vor einen Mitarbeitenden inkl. Vertretung geben, der den kompletten Rechnungseingang überwacht und die Zuordnung für die zu prüfenden Stellen vornimmt und gegebenenfalls fehlende Freigaben anmahnt. |
| + | Kostenersparnis durch den Wegfall für die Archivierung der Eingangsrechnungen, da diese innerhalb des webbasierten Systems automatisch revisionssicher archiviert werden. |
| - | Hoher Schulungsaufwand für die Buchhaltung, der Support des Programmherstellers wird innerhalb der ersten 6 Wochen nahezu täglich benötigt. |
| - | Das fehlende Anwenderhandbuch bei der von uns gewählten Programmlösung erschwert die Bedienung des Programms vor allem für die Buchhaltung und bedingt eine hohe permanente Erreichbarkeit des Supports vom Programmhersteller. |
| +/- | Die Verlinkung innerhalb eines Buchungssatzes aus dem Buchhaltungssystem heraus aufdie Belege des externen Programmherstellers zum digitalen Rechnungseingang sollte gegeben sein. |
| + | Zeitersparnis innerhalb der Buchhaltung durch den Wegfall der manuellen Vorkontierungstätigkeit aufden Eingangsrechnungen sowie der Ablage der Eingangsrechnungen. |
| Fazit:Die positiven Aspekte einer Umstellung aufdigitalen Rechnungseingang überwiegen deutlich. Allerdings wird vornehmlich die Verwaltung entlastet, die Buchhaltung dahingegen nur sehr gering. Die Kostenersparnis für Hardware und Personal bei einer externen Scanlösung ist beachtlich, auch dann noch, wenn man die Kosten des Programmherstellers dagegen rechnet. Unsere Kunden und wir haben die Umstellung nicht bereut. |
Rufen Sie uns an, wenn wir Ihnen mit unseren Erfahrungen bei Ihrem Entscheidungsfindungs- oder Umsetzungsprozess zur Einführung des digitalen Rechnungseingangs in Ihrem Unternehmen zur Seite stehen können.
Sie erreichen Frau Silvia Josephi
unter 089 665191–0
oder per E‑Mail unter silvia.josephi(at)schwan-partner.de
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